Privacyverklaring Verhuren en toegang sportaccommodaties

Een persoonsgegeven is alle informatie over een persoon: informatie die direct over een persoon gaat of naar een persoon verwijst. 

Verwerken van persoonsgegevens is alles wat een organisatie met persoonsgegevens kan doen, van verzamelen tot en met vernietigen. Denk hierbij aan: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen en vernietigen.

Wij verwerken bij Verhuren van en toegang geven tot sportaccommodaties persoonsgegevens van:
1. Het verhuren van sportaccommodaties:
- Klanten, waaronder onder andere sportverenigingen, onderwijsinstellingen, maatschappelijke organisaties, particulieren en incidentele huurders.
2. Het verlenen van toegang tot sportaccommodaties:
a. Klanten, waaronder o.a. sportverenigingen, onderwijsinstellingen, maatschappelijke organisaties, particulieren en incidentele huurders;
b. Leveranciers/ contractanten.

De Gemeente Eindhoven verwerkt alleen de gegevens die nodig zijn. Dit zijn:  

• Identificatiegegevens: voor- en achternaam;
• Contactgegevens: adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer;
• Leeftijd gegevens: geboortedatum;
• Gebruiksgegevens: reserveringshistorie, abonnementsstatus, klantaccountgegevens;
• Financiële gegevens: IBAN, betalingsstatus, informatie over tegemoetkomingen (via Meedoenbijdrage of Volwassenenfonds);
• Toegangsgegevens: QR-code, pasnummer, sleutelcode, tijdstip van toegang;
• Incident gerelateerde gegevens: aard van incident, locatie, datum/tijd, eventuele status (zoals toegangsblokkade)

1. Het verhuren van sportaccommodaties:
   We gebruiken de persoonsgegevens voor het beschikbaar stellen van sportaccommodaties – in gemeentelijk eigendom of beheer – aan externe partijen die bestaan uit verenigingen, scholen, stichtingen, bedrijven, particulieren en voor kleine en grootschalige evenementen een accommodatie te bieden. Dit om sportbeoefening, bewegingsonderwijs en maatschappelijke participatie te faciliteren.
2. Het verlenen van toegang tot sportaccommodaties:
   We gebruiken de persoonsgegevens voor het verlenen van toegang tot sportaccommodaties volgt op het huur- en reserveringsproces zoals hierboven vastgelegd. Waar de verhuur zich richt op de administratieve, juridische en financiële afhandeling van het verhuurproces, ligt in bij het toegang verlenen de focus op de feitelijke toegang tot de sportaccommodaties door gebruikers, medewerkers en derden.

Daarnaast gebruiken wij klanttevredenheidsonderzoeken om onze dienstverlening te verbeteren. Dit geldt als een verwerking met een verenigbaar doel. Klanttevredenheidsonderzoeken zijn vrijwillig in te vullen en zijn volledig anoniem.

Deze persoonsgegevens verwerken we op grond van:
1. Het verhuren van sportaccommodaties:
- het uitvoering geven aan de overeenkomst tussen de klant en Eindhoven Sport;
- Voldoening aan een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG)
Het registreren van debiteuren (bijv. huurders van accommodaties), inclusief identificerende gegevens en betaalinformatie.
Bewaarplicht van archiefwaardige documenten, zoals facturen, reserveringsbevestigingen en contracten.
Verantwoording en audit door middel van interne en externe controles (accountantscontroles en Rekenkameronderzoek).
- Vervulling van een taak van algemeen belang art. 6 lid 1 sub e AVG
Het uitvoeren van inkomensondersteunende regelingen (Meedoenbijdrage, Volwassenenfonds Sport & Cultuur);
Het monitoren van gebruik en bereik van sportvoorzieningen ten behoeve van beleidsplanning en verantwoording.
2. Het verlenen van toegang tot sportaccommodaties:
- Het uitvoering geven aan de overeenkomst tussen de klant/ leverancier en Eindhoven Sport;
- Voldoening aan een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG)
Toegangsinformatie: over wie wanneer een QR-code of fysieke sleutel heeft gebruikt, kan in bepaalde gevallen worden opgeslagen om te voldoen aan gemeentelijke verplichtingen op het gebied van veiligheid, toezicht of schadeafhandeling.
- Vervulling van een taak van algemeen belang art. 6 lid 1 sub e AVG
Het verlenen van fysieke toegang tot gemeentelijke sportaccommodaties via toegangsbeheer.

Persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de EER. 

1. Het verhuren van sportaccommodaties:
   We delen persoonsgegevens met de leverancier van het reserveringssysteem voor het beheren en hosten van het reserveringssysteem, dat wordt gebruikt voor registratie en beheer van persoonsgegevens van klanten van Eindhoven Sport.
2. Het verlenen van toegang tot sportaccommodaties:
   We delen persoonsgegevens met de leverancier van het reserveringssysteem voor het beheren en hosten van het reserverings- en toegangssysteem, dat wordt gebruikt voor registratie en beheer van persoonsgegevens van klanten van Eindhoven Sport en het verlenen van toegang tot de sportaccommodaties.

1. Het verhuren van sportaccommodaties:
We bewaren de persoonsgegevens totdat:
- Een jaar nadat een klant zijn account deactiveert; of
- Indien een klantaccount twee jaar inactief is.
In beide gevallen worden de gegevens vervolgens na vijf jaar definitief verwijderd.
- De fysieke aanvraagformulieren worden maximaal 2 jaar bewaard in afgesloten archiefkasten in de zwembaden. Daarna gaan ze naar het centrale archief in Amsterdam. Na 7 jaar worden deze conform wettelijke bewaartermijn vernietigd.
- Gebruiksovereenkomsten worden opgeslagen binnen de Verkenner en worden na 7 jaar verwijderd.
2. Het verlenen van toegang tot sportaccommodaties:
We bewaren de persoonsgegevens volgens onderstaande bewaartermijnen:
- Papieren sleutellijsten: maximaal 2 jaar;
- Logging elektronische toegang: maximaal 1 jaar.

Om de persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik en verlies hebben we maatregelen getroffen conform artikel 32 AVG. 

Je hebt een aantal rechten als de gemeente je persoonsgegevens verwerkt. Dit zijn privacyrechten. Deze privacyrechten zijn bedoeld om je controle te laten houden over je persoonsgegevens.
Bij deze verwerking heb je het recht: 

• om je eigen persoonsgegevens of de persoonsgegevens van je eventuele kinderen tot de leeftijd van 16 jaar in te zien
• om je persoonsgegevens te laten veranderen als deze niet juist zijn
• om je persoonsgegevens (deels) te laten verwijderen
• om je persoonsgegevens digitaal te laten overdragen aan andere organisaties
• om het gebruik van je persoonsgegevens te laten beperken
• op een menselijke blik bij besluitvorming door een medewerker (hierbij wordt geen geautomatiseerd besluit genomen)
• Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens bij een taak van algemeen belang of een gerechtvaardigd belang. Bij deze verwerking is dat deels het geval. Als je bezwaar maakt tegen het gebruik van je persoonsgegevens dan maken wij als gemeente een afweging. Dit is een afweging tussen de belangen van de gemeente en jouw rechten/belangen. Hoe je bezwaar kunt maken, vind je op de pagina Bezwaar op gemeentebesluiten. 

Gebruik het volgende formulier om gebruik te maken van een privacyrecht. Bij dit formulier heb je DigiD nodig, houd deze daarom bij de hand. Heb je geen DigiD? Mail dan naar privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente t.a.v. de Centrale Privacy Officer (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven). Geef daarin aan van welk privacyrecht je gebruik wilt maken en leg uit waarom je dat wil. Binnen een maand na ontvangst van je verzoek, ontvang je een beslissing van ons. 

Je moet voor het gebruik maken van een privacyrecht kunnen aantonen dat de persoonsgegevens daadwerkelijk van jou zijn. Hiervoor moeten we je identiteit controleren. Het is niet toegestaan om persoonsgegevens van andere personen in te zien.

Heb je vragen of klachten over de wijze waarop de gemeente Eindhoven bij deze verwerking met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact met ons op via email privacy@eindhoven.nl of stuur een brief naar de gemeente (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven).

Is jouw vraag of klacht niet of niet voldoende beantwoord via bovengenoemd kanaal en/of kom je er niet uit, neem dan contact op met de FG via email fg@eindhoven.nl of stuur een brief ter attentie van de FG (postadres: postbus 90150, 5600 RB Eindhoven).

Je kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je niet tevreden bent over het gebruik van je persoonsgegevens door de gemeente. Meer informatie hierover vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.